August
07
2020
     15:27

Allianz Indonesia Lakukan Adaptasi dengan Penyederhanaan Proses yang Transparan dan Junjung Tinggi Akuntabilitas

Allianz Indonesia Lakukan Adaptasi dengan Penyederhanaan Proses yang Transparan dan Junjung Tinggi Akuntabilitas

Jakarta, 7 Agustus 2020 – Allianz Indonesia memiliki tiga values sebagai bagian dari budaya perusahaan (corporate culture) perusahaan, yaitu trust, care, dan eAZy. Ketiganya menjadi pedoman dan pendorong utama bagi semua pemangku kepentingan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari, yang diwujudkan dalam bentuk tindakan dan perilaku yang konsisten.

Sesuai values tersebut, Allianz Indonesia senantiasa mengutamakan integritas dalam setiap proses bisnis yang dijalankan, termasuk di dalamnya terkait pengadaan/procurement, terlebih di masa pandemi ini.

Hasinah Jusuf, Director of Legal & Compliance Allianz Life Indonesia, dalam Webinar Global Integrity Marathon “Tantangan Pengadaan Berintegritas pada masa COVID-19” yang diselenggarakan oleh Alliance for Integrity dan Deutsche Gesselschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) baru-baru ini, menjelaskan bagaimana Allianz Indonesia dengan cepat mempelajari dan beradaptasi dengan perubahan yang terjadi sejak pandemi melanda.

“Dalam memenuhi kebutuhan internal, kami menyederhanakan proses pengadaan dengan tetap menjaga akuntabilitas perusahaan. Kami juga memastikan karyawan mematuhi aturan yang ada dan mengikuti seluruh proses yang diwajibkan. Strategi ini kami lakukan dengan mengedepankan integritas perusahaan serta sebagai perwujudan salah satu value dari corporate culture kami, yakni trust,” jelas Hasinah.

Di tengah masa pandemi COVID-19, berbagai risiko semakin meningkat. Kecepatan menjadi salah satu kunci utama di tengah kondisi krisis saat ini sebagai upaya untuk tetap mampu terkoneksi dengan publik dan menjawab tantangan akibat pandemi COVID-19.

Allianz Indonesia dalam kegiatan operasionalnya tetap membutuhkan pengadaan barang dan jasa, bahkan kebutuhannya meningkat dan memerlukan proses yang cepat. Dengan banyaknya perubahan yang terjadi pada saat ini, Allianz Indonesia menyesuaikan strategi-strategi agar tetap dapat mempertahankan dan memberikan kualitas terbaik bagi para pemangku kepentingan dan masyarakat pada umumnya.

Proses pengadaan di Allianz Indonesia sepenuhnya menggunakan sistem digital, sehingga secara proses serta tingkat layanan (SLA) yang disepakati dengan vendor tetap dapat terpenuhi dengan baik. Kualitas atas produk barang dan jasa tetap merupakan prioritas utama meskipun dengan kondisi saat ini.

Ketika Allianz Indonesia menerapkan work from home (WFH), tim Procurement menjaga koordinasi dan komunikasi yang baik dengan vendor agar mendapat informasi yang lengkap dan akurat atas suatu barang dan jasa yang diperlukan, sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.

Proses pembayaran juga salah satu hal yang krusial dan erat kaitannya dengan kepercayaan (trust) kepada Allianz Indonesia. Oleh karena itu, Allianz Indonesia tetap menjaga tingkat layanan dan ketepatan waktu pembayaran dengan seluruh vendor.

Perusahaan juga memastikan pemilihan vendor yang ditunjuk untuk melakukan pekerjaan jasa maupun pengadaan barang yang diperlukan oleh Allianz Indonesia sudah melalui proses seleksi serta melihat historikal reputasi dan kredibilitas vendor tersebut.

Dari sisi volume transaksi, pengadaan di Allianz Indonesia sampai dengan periode Juni 2020 tidak mengalami perubahan signifikan dibandingkan periode yang sama pada tahun sebelumnya. Sampai dengan Juni 2020 terdapat sebanyak 1.230 transaksi dengan nilai total mencapai Rp160 miliar, sementara pada periode yang sama pada tahun 2019 volume transaksi pengadaan, yaitu sebanyak 1.314 transaksi dengan dengan nilai transaksi sebesar Rp147 miliar.

Penurunan jumlah transaksi terjadi karena menyesuaikan kebijakan perusahaan untuk meninjau ulang rencana pengadaan atas proyek-proyek terutama yang mengalami dampak langsung dari COVID-19, sementara kenaikan nilai transaksi disebabkan adanya pengadaan skala besar atas sarana penunjang operasional terkait kebijakan WFH.

“Dalam menghadapi situasi di tengah pandemi ini, perusahaan diharuskan bergerak cepat dan fleksibel, terutama dalam hal pengadaan. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk memahami situasi dan kondisi yang berubah sangat cepat agar dapat membuat perencanaan (planning), pelaksanaan, kemudian melakukan monitoring untuk melengkapi seluruh proses yang tetap sesuai dengan prosedur. Kami melakukan penyederhanaan proses, namun tetap berpegang teguh pada integritas dan akuntibilitas,” kata Hasinah.

Untuk memitigasi kemungkinan penyalahgunaan dalam proses pengadaan, Allianz Indonesia tetap menjalankan prosedur yang berlaku, yaitu:
1.    Melakukan penyaringan integritas pemasok secara digital.
2.    Awareness campaign terkait penerimaan hadiah dimana harus diberitahukan dan mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari departemen Compliance. Karyawan juga diharuskan membuat deklarasi tahunan bahwa mereka tidak menerima hadiah atau hiburan atau undangan yang berpotensi menimbulkan benturan kepentingan.
3.    Awareness campaign kepada vendor bahwa Allianz Indonesia dan karyawannya tidak diperbolehkan untuk menerima hadiah/hiburan dari vendor.
4.    Terdapat klausul anti penyuapan sebagai klausul standar yang wajib dicantumkan untuk setiap perjanjian Allianz Indonesia beserta sanksinya.

Spesifikasi teknis sudah menjadi bagian dari perencanaan awal yang diputuskan bersama oleh tim BCM yang dibentuk di awal masa krisis yang terdiri dari perwakilan berbagai departemen terkait, yaitu Risk Management, HR, IT, Procurement, General Services, dan Finance, sehingga pemilihan vendor dan mekanisme pengadaannya sudah terencanakan dengan baik.

Transparansi proses menjadi salah satu tolok ukur dalam proses pengadaan di Allianz Indonesia. Semua pihak terkait akan berupaya melakukan fungsinya secara maksimal dan bisa saling memonitor. Integritas bukan hanya diukur pada saat krisis, tetapi sudah menjadi budaya dan mentalitas dalam bekerja.

Upaya lainnya adalah melalui komunikasi reguler dari bagian Compliance Perusahaan serta keterlibatan Bagian Compliance Perusahaan dalam proses pengadaan khususnya terkait dengan integritas, benturan kepentingan, serta anti-suap dan anti korupsi bagi internal maupun eksternal (vendor).

Tentang Allianz Indonesia
Allianz memulai bisnisnya di Indonesia dengan membuka kantor perwakilan di tahun 1981. Pada tahun 1989, Allianz mendirikan PT Asuransi Allianz Utama Indonesia, perusahaan asuransi umum. Kemudian, Allianz memasuki bisnis asuransi jiwa, kesehatan dan dana pensiun dengan mendirikan PT Asuransi Allianz Life Indonesia di tahun 1996. Di tahun 2006, Allianz Utama dan Allianz Life memulai bisnis asuransi syariah.

Kini Allianz Indonesia didukung oleh lebih dari 1.300 karyawan dan lebih dari 30.000 tenaga pemasar dan ditunjang oleh jaringan mitra perbankan dan mitra distribusi lainnya. Saat ini, Allianz menjadi salah satu asuransi terkemuka di Indonesia yang dipercaya untuk melindungi lebih dari 9 juta tertanggung.

Tentang Allianz di Asia
Asia adalah salah satu wilayah pertumbuhan inti untuk Allianz, yang ditandai dengan keragaman budaya, bahasa dan adat istiadat. Allianz telah hadir di wilayah ini sejak 1910, dimana awalnya Allianz menyediakan asuransi kebakaran dan maritim di kota-kota pesisir Cina.

Saat ini, Allianz aktif di 14 pasar di wilayah tersebut, menawarkan beragam asuransi dengan bisnis inti pada asuransi kerugian, asuransi jiwa, perlindungan dan solusi kesehatan, dan manajemen aset. Dengan lebih dari 36.000 staf, Allianz melayani kebutuhan lebih dari 21 juta nasabah di wilayah ini melalui berbagai saluran distribusi dan platform digital.

Tentang Grup Allianz
Allianz Group adalah perusahaan asuransi dan manejemen aset terkemuka di dunia dengan 100 juta nasabah individu dan perusahaan di lebih dari 70 negara. Nasabah Allianz mendapatkan manfaat dari berbagai layanan asuransi individu dan kumpulan, mulai dari asuransi properti, jiwa dan kesehatan, sampai layanan bantuan asuransi kredit dan asuransi bisnis secara global. Allianz adalah salah satu investor terbesar di dunia, dengan dana kelolaan nasabah asuransi lebih dari 740 miliar Euro.

Sementara manajer aset kami, PIMCO dan Allianz Global Investors mengelola aset tambahan sebesar 1,6 trilliun Euro milik pihak ketiga. Berkat integrasi sistematik ekologis dan kriteria sosial pada proses bisnis dan keputusan investasi, Allianz memegang posisi terdepan untuk perusahaan asuransi dalam Dow Jones Sustainable Index. Pada tahun 2019, lebih dari 147.000 karyawan meraih total pendapatan 142 miliar Euro dan laba operasional sebesar 11,9 miliar Euro.

 

 


Release Terkini


2020 © Kontan.co.id A subsidiary of KG Media. All Rights Reserved